Списание дебиторской задолженности в 2026 году: когда можно и как оформить

Кажется, раз клиент не платит, долг можно просто вычеркнуть и забыть. На практике списать его можно только по одному из оснований, которые прямо перечислены в законе, — иначе налоговая снимет расходы. А иногда списывать рано: долг ещё можно взыскать, и вы своими руками теряете деньги.

Я вижу у собственников обе крайности. Одни годами держат в балансе долги давно исчезнувших покупателей и платят налог с прибыли, которой нет. Другие списывают всё подряд без документов. Разберём, когда дебиторскую задолженность можно списать, как это сделать в налоговом и бухгалтерском учёте и что изменилось с 2026 года.

Коротко

Дебиторскую задолженность списывают, когда она стала безнадёжной: истёк трёхлетний срок исковой давности, должника ликвидировали или пристав окончил производство из-за невозможности взыскания. На общей системе сумму вместе с НДС включают во внереализационные расходы или списывают за счёт резерва. На УСН такой долг в расходах не учесть.

• Основания безнадёжности перечислены в п. 2 ст. 266 Налогового кодекса — других нет.
• Подписанный должником акт сверки или частичная оплата запускают срок исковой давности заново.
• НДС, начисленный при отгрузке, при списании не восстанавливают — его включают в расход вместе с долгом.
• Списанный долг ещё пять лет учитывают за балансом: если должник заплатит, это будет доход.

Когда долг считается безнадёжным

Налоговый кодекс признаёт долг безнадёжным, если выполнено одно из условий:

• Истёк срок исковой давности. Он составляет три года и начинается со следующего дня после срока оплаты по договору. Если срок не указан — с момента, когда вы потребовали оплату.
• Должника ликвидировали или исключили из ЕГРЮЛ как недействующую компанию.
• Пристав окончил исполнительное производство, потому что взыскать долг невозможно: у должника нет имущества или его не нашли.
• Завершено банкротство должника, и долг в нём не погасили.

Если ни одно условие не выполнено, долг — пока не безнадёжный, а в лучшем случае сомнительный. Списать его в расходы нельзя, но можно учесть через резерв, о нём ниже.

Как акт сверки продлевает срок давности

Срок исковой давности прерывается, если должник признал долг: подписал акт сверки, оплатил часть суммы, прислал письмо с признанием или просьбой об отсрочке. Тогда три года начинают считаться заново (ст. 203 ГК РФ). Верховный суд прямо относит к признанию долга подписание уполномоченным лицом акта сверки взаимных расчётов.

Отсюда два вывода. Если хотите сохранить право взыскать долг, регулярно сверяйтесь с покупателем — вот образец акта сверки в Excel. А если планируете списание по сроку давности, проверьте, не подписывал ли должник актов в последние три года: дата последнего признания и есть точка отсчёта. Как читать такой документ, мы разбирали в статье «Как читать акт сверки».

Как списать долг в налоговом учёте

Общая система. Безнадёжный долг включают во внереализационные расходы. Списывают всю сумму вместе с НДС: налог с этой отгрузки вы уже заплатили в бюджет, и восстанавливать или корректировать его не нужно. Если у компании есть резерв по сомнительным долгам, долг сначала списывают за счёт резерва, а в расходы идёт только непокрытый остаток.

Резерв по сомнительным долгам — это право, а не обязанность, его закрепляют в учётной политике. Создавать его могут компании на методе начисления. В резерв берут долги за товары, работы и услуги: просроченные больше 90 дней — полностью, от 45 до 90 дней — наполовину, до 45 дней — не включают. Общий размер резерва — не больше 10% выручки текущего или прошлого года. С 2026 года в резерв можно включать и подтверждённые судом договорные штрафы, пени и неустойки.

УСН «доходы минус расходы». Безнадёжный долг в расходах не учитывают: его нет в закрытом перечне расходов упрощёнки. УСН «доходы» — списание на налог вообще не влияет: доход признают по оплате, а неоплаченную отгрузку в доходы и не включали.

Пример: сколько стоит не списать долг

Компания на общей системе отгрузила товар на 244 000 ₽ с НДС, оплата по договору — в марте 2023 года. Покупатель не заплатил, актов сверки не подписывал. В марте 2026 года срок исковой давности истёк.

Если долг не списать, компания продолжит платить налог с выручки, которую никогда не получит, — в этом примере лишние 61 000 ₽. Но важно уложиться в срок: расход учитывают в периоде, когда долг стал безнадёжным. Про ставку налога на прибыль 25% у нас есть отдельная статья.

Как списать долг в бухучёте и какие нужны документы

В бухгалтерском учёте долг, нереальный к взысканию, списывают по каждому обязательству отдельно на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя. Если по долгу был создан резерв сомнительных долгов, списывают за счёт него, если нет — на прочие расходы. После списания долг ещё пять лет учитывают на забалансовом счёте 007: вдруг должник объявится и заплатит.

Чтобы списание выдержало проверку, соберите пакет:

1. Договор и первичные документы: накладные, акты, счета-фактуры.
2. Акт инвентаризации расчётов с покупателями.
3. Документ, который подтверждает безнадёжность: расчёт срока давности, выписку из ЕГРЮЛ о ликвидации или постановление пристава.
4. Бухгалтерскую справку с обоснованием и приказ руководителя о списании.

Храните эти документы не меньше пяти лет.

Сначала попробуйте взыскать

Списание — крайняя мера. Пока срок давности не истёк, долг можно взыскать: направить претензию, а если должник молчит, идти в суд и получать исполнительный лист. В денежном споре между компаниями претензионный порядок обязателен: сначала претензия, и только через 30 дней, если должник не ответил или отказал, — иск. Чтобы не доводить до суда, держите дебиторку под контролем: кто, сколько и сколько дней просрочки. Для этого подойдёт реестр дебиторской задолженности в Excel, а о том, как не давать деньгам застревать у покупателей, — статья о дебиторской и кредиторской задолженности.

Если в балансе висят старые долги и непонятно, что с ними делать, — разберём это в рамках бухгалтерского аутсорсинга: проведём инвентаризацию расчётов, решим, что взыскивать, а что списывать, и оформим документы.

Источники

• Налоговый кодекс РФ, часть вторая — ст. 265 (внереализационные расходы), ст. 266 (безнадёжные долги и резерв), ст. 346.16 (расходы на УСН).
• Гражданский кодекс РФ, часть первая — ст. 196 (срок исковой давности), ст. 203 (перерыв течения срока).
• Списание дебиторской задолженности в налоговом учёте в 2026 году — nalog-nalog.ru.
• Списание безнадёжного долга: проводки и документы — Контур.