Себестоимость услуги: как посчитать, если ничего не производишь

Вы не стоите у станка и не закупаете сырьё, поэтому кажется, что себестоимости у вас нет — есть только выручка и «чистые» деньги на счёте. Это самая дорогая иллюзия в услугах. Я вижу это постоянно: собственник радуется крупному клиенту, а по факту именно на нём и теряет, потому что часы специалистов, аренда и подписки на софт стоят денег каждый месяц — даже когда клиент платит мало, а требует много.

Коротко, самое важное

• У услуги есть себестоимость — она спрятана в зарплатах, времени специалистов и накладных расходах.
• Прямые затраты — это ФОТ специалистов и их время, а также расходники и подрядчики под конкретный проект.
• Косвенные (накладные) — аренда, ПО, реклама, зарплата управленцев. Их нужно разносить на услуги.
• Ключевая цифра — себестоимость часа специалиста. Без неё вы не знаете, зарабатываете вы на клиенте или доплачиваете.
• Себестоимость — это фундамент цены. Наценка и маржа считаются уже от неё.

Из чего складывается себестоимость услуги

В услугах вы «производите» не товар, а часы работы людей. Значит, себестоимость — это всё, что вы тратите, чтобы эти часы вообще состоялись. Она делится на прямые и косвенные затраты.

Прямые затраты

Это всё, что вы можете напрямую связать с конкретным клиентом или проектом:

• ФОТ специалистов и их время — сколько часов бухгалтер, дизайнер или юрист потратил именно на этого клиента, умноженное на стоимость их часа.
• Расходники и подрядчики — оплата фрилансеру, разовая лицензия под проект, курьер, печать, командировка.

Косвенные (накладные) затраты

Это расходы, которые нельзя привязать к одному клиенту, но без них бизнес не работает:

• аренда офиса и рабочих мест;
• ПО, CRM, связь, интернет;
• реклама и маркетинг;
• зарплата управленцев — руководителя, бухгалтерии, ассистента.

Накладные нельзя игнорировать. Если вы посчитали только зарплату исполнителя, ваша себестоимость занижена — и вы продаёте дешевле, чем вам это обходится, просто не замечая этого до кассового разрыва.

Как посчитать себестоимость часа специалиста

Это база всего управленческого учёта в услугах. Берём все затраты на одного специалиста за месяц и делим на количество реально рабочих часов. Покажу на примере бухгалтера, у которого зарплата на руки и налоги вместе выходят около 120 000 ₽ в месяц.

Получилось 1 000 ₽ за час. Важный нюанс: я специально делю не на 168 календарных часов, а на реально продуктивные. Часть времени уходит на планёрки, обучение и простой — если считать по «идеальным» часам, себестоимость выйдет заниженной. Обычно продуктивных часов в месяце 130–150, и именно на них нужно делить. Тот же расчёт повторяете для каждого специалиста — у сеньора час выйдет дороже, у ассистента дешевле.

Как разносить накладные на услуги

Накладные — аренду, софт, рекламу, зарплату управленцев — нужно распределить между всеми услугами и клиентами. Есть два рабочих способа:

• По отработанным часам — считаете общий фонд накладных за месяц и делите на все продуктивные часы команды. Получаете «накладную ставку» на час. Подходит, когда услуги похожи по трудоёмкости.
• По выручке — распределяете накладные пропорционально доле каждой услуги в общей выручке. Подходит, когда у вас есть и дешёвые, и дорогие услуги с разной маржой.

Оба варианта не идеальны, но любой из них честнее, чем не считать накладные вообще. Я советую начать с разноски по часам — она нагляднее и её проще объяснить команде.

Полная себестоимость проекта и клиента

Когда вы знаете себестоимость часа, полная себестоимость проекта считается просто:

1. Часы специалистов на проект × себестоимость их часа = прямой ФОТ.
2. Плюс расходники и подрядчики по проекту.
3. Плюс доля накладных.

Пример: юрист потратил на клиента 20 часов по 1 000 ₽ — это 20 000 ₽. Подрядчик-переводчик — 5 000 ₽. Доля накладных на проект — 8 000 ₽. Полная себестоимость — 33 000 ₽. Если вы взяли с клиента 30 000 ₽, вы сработали в минус на 3 000 ₽, хотя «деньги ведь пришли». Пока вы не сложили все три слагаемых, вы этого убытка просто не видите.

Почему это основа цены и как не терять на «выгодных» клиентах

Пока вы не знаете себестоимость, цена — это гадание. Себестоимость — это ваш ноль, точка, ниже которой вы доплачиваете за право работать. Только от неё можно осмысленно считать наценку и маржу. Чаще всего в минус уходят как раз «крупные и любимые» клиенты: они торгуются за скидку, требуют больше правок и внимания, съедают часы, которые никто не считал. Я вижу это в каждом втором сервисном бизнесе — по обороту клиент топовый, а по прибыли балласт.

Разобраться помогает связка себестоимость → наценка → маржа. Если хотите закрепить основу, почитайте, что такое себестоимость простыми словами, и разберитесь, чем маржа отличается от наценки — это две цифры, которые чаще всего путают, и из-за путаницы теряют деньги.

Себестоимость услуги — это не бухгалтерская формальность, а ваш главный инструмент управления прибылью. Посчитайте себестоимость часа каждого специалиста, разнесите накладные, сложите полную себестоимость по клиентам — и вы сразу увидите, кто вас кормит, а кто тихо съедает прибыль. Это и есть задача управленческого учёта. Если считать самому некогда или непонятно, с чего начать, приходите на бесплатную диагностику — за встречу разберём вашу структуру затрат и покажу, где в услугах прячется ваша прибыль.