ЭТрН с 1 сентября 2026 года: кого касается и как подготовиться

С 1 сентября 2026 года при коммерческих грузоперевозках автомобильным транспортом транспортную накладную нужно будет оформлять в электронном виде — ЭТрН. Многие считают, что это забота логистов и перевозчиков. На самом деле новые правила напрямую касаются любой компании, которая отгружает или получает товар наёмным транспортом, а неготовность бьёт не только по срокам доставки, но и по подтверждению расходов перед налоговой. Разбираем, что меняется, кого касается и что нужно сделать заранее.

Коротко, самое важное

• Обязательность электронной транспортной накладной вводит Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 (поправки в Устав автомобильного транспорта — 259-ФЗ) — с 1 сентября 2026 года.
• Готовиться должны не только перевозчики, но и грузоотправители, грузополучатели и экспедиторы — каждый заполняет свою часть документа.
• ЭТрН оформляется через оператора ИС ЭПД, а данные поступают в государственную систему ГИС ЭПД, оператор которой — Минтранс. Их видят ФНС, ГИБДД и Ространснадзор.
• Отдельного штрафа именно «за неоформление ЭТрН» пока нет, но главный риск — налоговый: без корректного документа налоговая может снять расходы на перевозку.
• Бумага остаётся только в отдельных исключениях. До 1 марта 2027 года действует мягкий режим — предупреждения вместо штрафов на дороге, но обязанность перейти он не отменяет.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

Раньше транспортную накладную можно было оформлять на бумаге. Теперь для большинства коммерческих перевозок наёмным транспортом основным стал электронный формат. Основание — не одно постановление, а связка норм:

• ФЗ № 140-ФЗ от 07.06.2025 — вносит изменения в 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта» и 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» и делает электронные перевозочные документы обязательными с 01.09.2026.
• Постановление Правительства № 753 от 01.06.2024 — правила обмена электронными перевозочными документами через ГИС ЭПД.
• Приказ ФНС № ЕД-7-26/1065@ — утверждённый электронный формат транспортной накладной (в нём и заданы титулы, о которых ниже).

Технически всё работает так: ЭТрН оформляется через аккредитованного оператора ИС ЭПД (информационной системы электронных перевозочных документов), каждый участник подписывает свою часть, а сведения автоматически поступают в ГИС ЭПД — государственную систему, оператором которой является Минтранс. Данные о перевозке в реальном времени доступны контролирующим органам: ФНС, ГИБДД, Ространснадзору и другим ведомствам.

Кого это касается — не только перевозчиков

Ошибка думать, что ЭТрН — проблема транспортной компании. В оформлении документа участвуют все стороны перевозки. Готовиться нужно компаниям и ИП, которые:

• отправляют товары наёмным транспортом (грузоотправители);
• принимают грузы от поставщиков (грузополучатели);
• привлекают экспедиторов;
• периодически заказывают доставку оборудования, мебели и других грузов.

При этом обязательный электронный формат распространяется не на всё подряд. Остаются исключения, которые устанавливает Минтранс, и случаи, которые в принципе не являются перевозкой по договору: самовывоз, перемещение товара между своими подразделениями собственным транспортом, отсутствие договора перевозки. Если наёмного перевозчика нет — нет и обязанности оформлять ЭТрН. Если же вы работаете в сфере доставки и грузоперевозок, переход затрагивает вас напрямую — подробнее в материале для логистики и грузоперевозок.

Как устроена ЭТрН: один рейс — четыре обязательных титула

ЭТрН — это не один файл, который бухгалтер подписал и отправил. Документ формируется последовательно, по мере движения груза: каждый участник заполняет и подписывает свою часть — «титул». В утверждённом формате их восемь: четыре обязательных и четыре дополнительных.

Из этой логики следует важный вывод: передать всю работу с ЭТрН одному бухгалтеру не получится. В процессе участвуют логисты, кладовщики, диспетчеры, водители и сотрудники, принимающие товар. Если повреждена упаковка, не совпадает количество мест или задержалась погрузка — замечания нужно фиксировать сразу, в момент события, а не «потом в офисе».

Почему это вопрос не только логистики, но и налогов

Для собственника ключевое здесь — не сама технология, а деньги. Транспортная накладная подтверждает факт перевозки и, соответственно, расходы на неё. Если документ оформлен неправильно или отсутствует, налоговая вправе снять эти расходы: вырастет налог на прибыль (или база на УСН «доходы минус расходы»), добавятся пени и штраф по статье 122 НК РФ — 20% от суммы. А поскольку данные ЭТрН напрямую попадают в ГИС ЭПД и видны ФНС, «нарисовать» перевозку задним числом уже не выйдет — расхождения видны сразу.

Поэтому переход на ЭТрН — это не только настройка ЭДО, но и порядок в первичке и учёте. Если документы по перевозкам ведутся бессистемно, самое время навести порядок — это часть бухгалтерского аутсорсинга, а при накопленных пробелах — восстановления учёта. Вопросы признания расходов и налоговых рисков по сделкам мы закрываем в рамках налогового сопровождения.

Когда ЭТрН можно не оформлять

Самый частый вопрос после 1 сентября — обязательно ли оформлять электронную накладную всегда. Нет. Критерий один: есть ли договор перевозки между разными лицами. Если груз везёт привлечённый перевозчик или экспедитор за плату — ЭТрН нужна. Если договора перевозки нет, то не нужна и сама транспортная накладная.

Минтранс разъяснил это отдельно (пресс-релиз от 14 августа 2026 года): транспортная накладная не требуется при перевозке собственного груза собственным транспортом, поскольку договор перевозки не может быть заключён лицом с самим собой. А пункт 7 приложения к приказу Минтранса от 01.06.2026 № 262 разрешает оформлять накладную на бумаге, если грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо.

Важно: отсутствие обязанности оформлять ЭТрН не отменяет необходимости подтверждать расходы на перевозку для налогового учёта. Если транспортной накладной нет, подтверждение должны обеспечивать другие документы.

Ответственность: штрафы и переходный период

Здесь важно не запугивать себя мифами. Отдельного штрафа именно «за неоформление ЭТрН» в КоАП на сегодня нет. Реальная ответственность складывается из нескольких составляющих:

• Налоговый риск — главный. Снятие расходов на перевозку, доначисление налога, пени и штраф 20% по ст. 122 НК РФ.
• Статья 12.3 КоАП — если у водителя нет нужных документов при остановке: предупреждение или штраф 500 ₽.
• Статья 11.14.3 КоАП — для экспедиторов, работающих вне реестра: для юрлица от 100 до 300 тыс. ₽, при повторном нарушении — до 1 млн ₽.

Чтобы переход прошёл мягче, до 1 марта 2027 года действует режим предупреждений: при остановке транспорта с бумажной накладной вместо электронной инспектор ограничивается предупреждением. Но важно понимать: этот режим не отменяет обязанность перейти на ЭТрН с 1 сентября 2026 года и не закрывает налоговый риск по расходам. Откладывать подготовку «до последнего» — значит рисковать и грузом, и признанием затрат.

Что нужно для работы с ЭТрН

Технический минимум для перехода:

• Договор с оператором ИС ЭПД — через него оформляется и передаётся документ в ГИС ЭПД.
• Электронные подписи. Организации подписывают усиленной квалифицированной подписью (УКЭП; для отдельных ролей допускается неквалифицированная — УНЭП). Водитель подписывает погрузку простой электронной подписью в мобильном приложении.
• Машиночитаемые доверенности (МЧД). Если документ подписывает сотрудник, действующий не от имени руководителя, нужна МЧД — это требование действует ещё с 1 сентября 2024 года.

Как начать работать с ЭТрН

• Определите, в каких ваших процессах есть перевозка наёмным транспортом (отгрузки клиентам, приёмка от поставщиков, доставка оборудования).
• Выберите оператора ИС ЭПД и подключитесь, если ещё не сделали этого 2026.
• Выпустите электронные подписи на всех, кто будет подписывать титулы, и оформите на них МЧД.
• Назначьте ответственных за каждый титул: кто в компании отвечает за Т1 (отгрузка) и Т3 (приёмка).
• Проверьте, что учётная система (1С) готова выгружать данные в нужном формате, а первичка по перевозкам ведётся без пробелов.

ЭТрН — не просто «ещё одна кнопка в 1С», а стык логистики, документооборота и налогов. Если не хотите разбираться в этом в одиночку, начните с бесплатной диагностики: посмотрим ваши процессы и учёт, покажем, где перевозки создают налоговый риск, и наметим, что настроить до 1 сентября 2026 года.