Бюджетирование с нуля: как собственнику составить первый бюджет компании
Бюджет звучит как что-то для крупных корпораций с отделом планирования и десятком экономистов. На деле именно его отсутствие — причина, по которой у собственника прибыль на бумаге есть, а денег на счёте вечно не хватает. Вы платите налоги, зарплаты, аренду, а к 25-му числу снова считаете, чем закрыть кассовый разрыв. Хорошая новость: первый бюджет можно собрать за один вечер в обычной таблице. Разберу по шагам, как перейти от «считаю в голове» к плану, который реально работает.
Коротко, самое важное
- Бюджет — это план в деньгах на месяц, квартал или год. Он отвечает на вопрос «сколько заработаем и сколько потратим» ещё до того, как деньги пришли или ушли.
- Первому бюджету достаточно двух форм: БДР (бюджет доходов и расходов) показывает прибыль, БДДС (бюджет движения денежных средств) — реальные деньги на счетах.
- Начните с прошлых цифр: возьмите выписку по счёту за 3 месяца и разложите её на статьи. Точность до рубля не важна — важна регулярность.
- Главный инструмент — план-факт: каждый месяц сравниваете, что планировали, с тем, что вышло, и корректируете следующий план.
Что такое бюджетирование и зачем оно собственнику
Бюджетирование — это привычка планировать деньги компании заранее, а не разбираться с ними по факту. Вы заранее решаете: в этом месяце рассчитываю на выручку 1 500 000 рублей, из них 600 000 уйдёт на закупку, 300 000 — на зарплаты, 120 000 — на аренду. Дальше это ориентир для решений: можно ли нанять сотрудника, потянет ли компания новый станок за 400 000 рублей, хватит ли денег на налоги в апреле.
Пока бюджет живёт в голове, вы держите в уме 5–7 крупных цифр и неизбежно что-то теряете — забытый страховой взнос или разовый платёж поставщику. Как только цифры оказываются в таблице, вы начинаете видеть бизнес сверху: где деньги зарабатываются, а где утекают. Бюджет не ограничивает — он показывает границы, внутри которых решения безопасны.
Из чего состоит бюджет: БДР и БДДС простыми словами
Первому бюджету не нужны десятки форм. Достаточно двух, и они отвечают на два разных вопроса.
БДР — бюджет доходов и расходов. Отвечает на вопрос «сколько компания заработала». Здесь доходы и расходы учитываются по начислению — в том месяце, к которому относятся, независимо от того, когда прошли деньги. Отгрузили товар в марте, а оплату получите в апреле — выручка всё равно мартовская. Именно БДР показывает настоящую прибыль.
БДДС — бюджет движения денежных средств. Отвечает на вопрос «сколько денег на счетах и хватит ли их». Здесь всё по факту прихода и списания: деньги пришли — плюс, ушли — минус. БДДС нужен, чтобы не поймать кассовый разрыв, когда прибыль есть, а платить нечем.
Разница видна на примере. Вы продали услугу на 500 000 рублей с оплатой через 60 дней. В БДР прибыль появилась сразу, а в БДДС два месяца по этой сделке — ноль. Собственник, который смотрит только на прибыль, легко попадает в ловушку: заработал, а денег нет. Как связать обе формы и увидеть будущее компании в цифрах, показывает финансовая модель.
С чего начать: пошагово
Не пытайтесь построить идеальную систему сразу. Первый бюджет собирается в четыре шага.
- Определите горизонт. Для старта — один месяц. Позже добавите квартал и год.
- Выпишите статьи расходов. Аренда, ФОТ с налогами, закупка, реклама, банк, связь, налоги. У малого бизнеса обычно 10–15 статей — этого достаточно.
- Спланируйте выручку. Отталкивайтесь от факта прошлых месяцев, а не от мечты. Средний чек умножьте на реалистичное число сделок.
- Сведите план и посчитайте прибыль. Выручка минус расходы. Если планируемая прибыль отрицательная — лучше увидеть это в таблице сейчас, чем на счёте через месяц.
На всё уйдёт вечер. Не стремитесь к точности до рубля: бюджет с погрешностью 10% уже в разы полезнее его отсутствия.
Откуда брать цифры для первого бюджета
Главный источник для первого бюджета — ваша собственная история. Возьмите банковскую выписку за последние 3 месяца и разнесите каждый платёж по статьям. Через час вы будете точно знать, сколько в среднем уходит на аренду, поставщиков, зарплаты и «прочее», которое обычно оказывается неприятно большим.
Дополнительно пригодятся договоры аренды и с поставщиками (там фиксированные суммы), зарплатная ведомость, график налогов и взносов, данные по прошлым продажам. Если учёт ведёт бухгалтер, попросите оборотку по счетам — половина цифр уже собрана. Бизнес молодой и истории почти нет? Планируйте от договорённостей: известная аренда, оклады, план по сделкам. Первый бюджет никогда не бывает точным — его задача не угадать, а задать точку отсчёта.
Что такое план-факт и почему он главный
Составить бюджет — половина дела. Работать он начинает, когда в конце месяца вы ставите рядом две колонки: что планировали и что вышло. Это и есть план-факт — сравнение плана с фактом по каждой статье и разбор отклонений.
Посмотрим на упрощённый БДР небольшой компании за месяц.
| Статья | План | Факт | Отклонение |
|---|---|---|---|
| Выручка | 1 500 000 | 1 350 000 | −150 000 |
| Закупка товара | 600 000 | 640 000 | 40 000 |
| ФОТ с налогами | 300 000 | 300 000 | 0 |
| Аренда | 120 000 | 120 000 | 0 |
| Реклама | 100 000 | 130 000 | 30 000 |
| Прочие расходы | 80 000 | 95 000 | 15 000 |
| Прибыль | 300 000 | 65 000 | −235 000 |
Что читается из таблицы: выручку недобрали на 150 000 рублей, при этом на рекламу и закупку потратили больше плана. Итог — прибыль вместо 300 000 составила всего 65 000. Без план-факта собственник просто почувствовал бы, что «месяц так себе». С ним — видит три конкретные причины и знает, что чинить в следующем месяце. Смысл бюджета не в самом плане, а в регулярном сравнении плана с фактом. Достаточно возвращаться к таблице раз в месяц.
Типовые ошибки новичков
- Смешивают прибыль и деньги. Ведут только БДДС и радуются остатку на счёте, забыв, что часть этих денег — ещё не уплаченные налоги и авансы клиентов.
- Забывают редкие платежи. Страховые взносы, отпускные, годовое ПО, налог раз в квартал. Заложите их заранее, иначе они каждый раз «сюрприз».
- Не разделяют личное и бизнес. Когда собственник берёт деньги из кассы «на себя» без учёта, бюджет врёт. Заведите отдельную статью «дивиденды собственнику».
- Строят бюджет один раз. План без план-факта — мёртвый документ. Ценность появляется на второй-третий месяц, когда вы начинаете сравнивать.
- Гонятся за точностью. Три недели собирают идеальную модель и бросают. Лучше грубый бюджет, который живёт, чем идеальный, который заброшен.
Как бюджет помогает избежать кассовых разрывов
Кассовый разрыв — это когда по прибыли всё хорошо, а конкретного числа денег на конкретную дату не хватает. Чаще всего он случается из-за разрыва во времени: клиент платит через 60 дней, а зарплату и аренду нужно отдать сейчас.
Здесь работает БДДС, развёрнутый по неделям, — по сути платёжный календарь. Вы заранее видите: 10-го числа на счёте останется 80 000 рублей, а 12-го нужно заплатить поставщику 200 000. Разрыв виден за две недели — есть время договориться об отсрочке, передвинуть платёж или ускорить оплату от клиента. Без бюджета вы узнали бы об этом утром 12-го, когда вариантов уже нет. Выстроить всю систему и снять эту рутину с собственника помогает финансовый директор на аутсорсе.
Бюджет — не бюрократия, а способ спать спокойно: вы знаете, сколько заработаете, сколько потратите и хватит ли денег. Начните с малого — таблица на один месяц, две формы, план-факт в конце. Через квартал вы удивитесь, как много решений раньше принимали вслепую. Если хотите понять, с чего начать именно в вашем бизнесе и где сейчас утекают деньги, запишитесь на бесплатную диагностику — разберём вашу ситуацию и наметим первые шаги.
Наведём порядок в ваших финансах
Запишитесь на бесплатную диагностику — разберём ваши цифры и покажем, где скрыта прибыль.
Подробнее об услуге «Управленческий учёт» →