Бухгалтерия и учёт для кафе и ресторана
Общепит живёт на тонкой марже: наценка кажется высокой, а в конце месяца прибыль «съедают» списания, воровство, переплата налогов и хаос в закупках. Бухгалтерия кафе или ресторана — это не «сдать отчёт в налоговую», а система, которая показывает, где именно утекают деньги. Разберём, как устроен учёт в общепите и что важно контролировать владельцу.
Коротко:
- Общепит может законно не платить НДС — есть отдельная льгота (ст. 149 НК РФ) при доходе до 2 млрд ₽ и доле общепита от 70%.
- Онлайн-касса обязательна, а вся выручка (наличные, карты, доставка, чаевые) должна сходиться с ОФД.
- Алкоголь — это ЕГАИС и декларации; продукты животного происхождения — «Меркурий».
- Главные потери прибыли — списания, порча и недостачи; лечит регулярная инвентаризация.
- Фудкост и себестоимость блюд считаются по калькуляционным картам.
Какой налоговый режим выбрать для кафе или ресторана?
Большинству кафе подходит УСН, малому формату — патент, крупной сети с оборотом от 60 млн ₽ в год придётся считаться с НДС. Режим выбирают до открытия: он определяет налоги, отчётность и то, нужен ли вам НДС.
| Режим | Кому подходит | Особенности |
|---|---|---|
| УСН «Доходы» | Высокая наценка, мало расходов | 6% с оборота, просто; но не учитывает расходы — в общепите обычно невыгодно |
| УСН «Доходы минус расходы» | Большинству кафе и ресторанов | 15% с прибыли, учитывает продукты, аренду, ФОТ; нужно подтверждать расходы |
| Патент (ПСН) | Небольшим точкам на ИП | Фиксированная стоимость; но лимиты по площади зала и выручке, не для ООО |
| ОСНО | Крупным и сетям | Без лимитов, можно применять НДС-льготу общепита; но сложный учёт |
В общепите большая доля расходов (продукты, аренда, ФОТ), поэтому чаще выгоднее УСН «Доходы минус расходы». Ключевое изменение: с 2025 года плательщики УСН при доходе свыше 60 млн ₽ становятся плательщиками НДС — растущим сетям это важно учесть заранее (как выбрать ставку НДС на УСН).
Нужно ли кафе платить НДС и есть ли льгота?
Для общепита действует специальная льгота: услуги общественного питания освобождены от НДС (пп. 38 п. 3 ст. 149 НК РФ). Даже перешагнув порог по обороту, кафе может не платить НДС — если выполняет условия.
| Условие льготы | Требование |
|---|---|
| Доход за прошлый год | не более 2 млрд ₽ |
| Доля доходов от общепита | не менее 70% |
| Средняя зарплата (с 2024) | не ниже средней по отрасли в регионе |
Льгота распространяется на обслуживание в зале и доставку собственными силами, но не на продажу кулинарии через розничные отделы и заготовки на сторону. Проверьте применимость к вашему обороту — на этом можно законно экономить миллионы.
Онлайн-касса и учёт выручки
Онлайн-касса (54-ФЗ) обязательна для всех, кто продаёт еду и напитки. Задача учёта — чтобы вся выручка (наличные, эквайринг, доставка, агрегаторы) сходилась с данными ОФД и банка до рубля.
У заведения обычно несколько каналов: зал, самовывоз, своя доставка, агрегаторы — каждый со своей комиссией и возвратами. Агрегаторы удерживают комиссию, и в учёт должна попадать полная выручка, а не «то, что пришло на счёт». Чаевые через СБП или карту — отдельный поток, это не выручка заведения. Расхождение «касса ↔ банк» — первый признак, что деньги теряются.
Алкоголь, ЕГАИС и «Меркурий»
Если продаёте алкоголь — работаете в ЕГАИС: подтверждаете приёмку, ведёте помарочный учёт крепкого и сдаёте декларации по пиву. Продукты животного происхождения сопровождаются ветеринарными документами в системе «Меркурий».
Пиво и сидр — журнал учёта плюс декларации; крепкий алкоголь — помарочный учёт и списание через ЕГАИС. Несоответствие остатков в ЕГАИС и по факту грозит штрафами и риском потерять лицензию. В «Меркурии» (ФГИС) гасите ветеринарные документы на мясо, рыбу и молочку при приёмке. Это не бухгалтерия в узком смысле, но без этого учёта заведение штрафуют.
Себестоимость блюд и фудкост
Себестоимость блюда считают по калькуляционной карте — сколько и каких продуктов уходит на порцию. Фудкост (доля себестоимости в цене) — главный показатель здоровья кухни; норма в общепите обычно 25–35%.
Без калькуляционных и технологических карт вы не знаете реальную маржу блюд и не видите, какие позиции убыточны. Цены на продукты скачут, поэтому карты нужно регулярно пересматривать. Подробно о расчёте — в статье фудкост и себестоимость блюда.
Списания, порча и инвентаризация
Больше всего прибыли в общепите теряется на списаниях, порче и недостачах — а не на налогах. Лечит это регулярная инвентаризация: минимум раз в месяц, по «ходовым» позициям — чаще.
Учитывайте нормы естественной убыли, оформляйте акты списания (порча, бой, истёкший срок), а недостачи по итогам инвентаризации разбирайте как сигнал о воровстве или ошибках в учёте. Сверяйте фактические остатки с учётными — складской учёт и инвентаризация в общепите критичны как нигде.
Зарплата и персонал в общепите
Общепит — это высокая текучка, сменный график и подработка, поэтому зарплатный учёт здесь сложнее, чем в офисе. Нужны корректный табель, суммированный учёт рабочего времени и аккуратность с самозанятыми.
Сменный график требует суммированного учёта и оплаты сверхурочных и ночных. Подработка через самозанятых экономит взносы, но при признаках постоянных трудовых отношений ФНС переквалифицирует их и доначислит налоги. ФОТ обычно вторая по величине статья после продуктов, поэтому в управленческом учёте его считают отдельно.
Что вести самому, а что отдать на аутсорс
Владельцу стоит держать в руках управленческие цифры — выручку по каналам, фудкост, ФОТ и остатки. Рутину — бухгалтерию, налоги, ЕГАИС, кассовую дисциплину, зарплату — эффективнее отдать команде, которая знает специфику общепита.
Ошибка в режиме или упущенная НДС-льгота стоит дороже, чем сопровождение. Бухгалтерский аутсорсинг закрывает рутину, а управленческий учёт — картину прибыли и денег.
Итог
Учёт в общепите — это не про «сдать декларацию», а про контроль там, где утекает прибыль: налоги, выручка по каналам, списания и ФОТ. Наведите порядок в этих четырёх точках — и увидите реальную маржу заведения.
Хотите понять, где ваше кафе или ресторан теряет деньги? Запишитесь на бесплатную диагностику — разберём ваши цифры и покажем, что можно вернуть.
Источники
Возьмём бухгалтерию на себя
Ведём бухгалтерский и налоговый учёт под ключ и связываем его с управленческим — вы видите не только сданные отчёты, но и реальную прибыль. Запишитесь на бесплатную консультацию.
Подробнее об услуге «Бухгалтерский аутсорсинг» →